Crear OTEC en Chile significa formar una persona jurídica dedicada solo a la capacitación, certificarla bajo la norma NCh 2728:2015 e inscribirla en el Registro Nacional de Organismos Técnicos de Capacitación de SENCE. Con esa inscripción, sus cursos pueden ser financiados por las empresas mediante la franquicia tributaria. Sin ella, usted puede capacitar, pero sus clientes no podrán descontar ese gasto de sus impuestos.
Qué es un OTEC
Un OTEC (organismo técnico de capacitación) es una entidad que diseña y ejecuta acciones de capacitación laboral. Su marco legal es la Ley 19.518, que fija el Estatuto de Capacitación y Empleo, y su reglamento. SENCE es el servicio público que lleva el registro de estos organismos y fiscaliza su funcionamiento.
El valor de ser OTEC está en el acceso al sistema SENCE. Las empresas contribuyentes de primera categoría pueden descontar de sus impuestos parte de lo que invierten en capacitar a sus trabajadores. Para eso, el curso debe ser ejecutado por un OTEC registrado. Si quiere entender cómo funciona ese beneficio desde el lado de la empresa, revise la guía sobre cómo usar la franquicia tributaria SENCE.
También existen programas públicos de capacitación que SENCE licita o asigna, y en los que participan OTEC inscritos. Cada programa tiene sus propias bases y requisitos adicionales.
Requisitos para operar como OTEC
La normativa exige, en lo esencial, cuatro condiciones:
- Ser persona jurídica. Puede ser una sociedad (por ejemplo, una SpA o una limitada) u otra forma jurídica que admita la ley.
- Tener giro único de capacitación. Los estatutos deben señalar que el objeto social es exclusivamente la capacitación. Las universidades, institutos profesionales y centros de formación técnica están exentos de este requisito.
- Contar con la certificación NCh 2728:2015. La otorga un organismo certificador acreditado por el INN, y debe estar vigente.
- Disponer de una oficina administrativa idónea en la región donde solicita la inscripción. Puede tenerla a cualquier título (propia, arrendada o en comodato, entre otros), pero SENCE puede revisar que sea apta.
Además, SENCE pide antecedentes legales y administrativos de la entidad y de sus representantes. El detalle de documentos lo fija el manual de procedimientos de registro vigente, que conviene revisar al momento de postular porque se actualiza.
Pasos para crear un OTEC
El orden importa. Muchos proyectos se atrasan porque empiezan por la parte comercial y dejan la certificación para el final.
1. Definir el proyecto formativo
Antes de constituir la sociedad, defina qué tipo de capacitación dictará, a qué empresas o sectores apunta y con qué relatores cuenta. Esa definición alimenta el sistema de gestión que luego certificará.
2. Constituir la persona jurídica con giro único
Redacte los estatutos con objeto social exclusivo de capacitación. Un objeto social amplio ("asesorías, capacitación y otros") es un error común que obliga a modificar la sociedad antes de postular. Después viene el inicio de actividades ante el SII con el giro correspondiente.
3. Habilitar la oficina administrativa
Consiga el espacio y la documentación que acredita el título de uso. La oficina debe estar en la región donde pedirá la inscripción.
4. Implementar el sistema de gestión NCh 2728
Esta es la etapa central. Implica documentar cómo el OTEC detecta necesidades, diseña cursos, selecciona y evalúa relatores, ejecuta la capacitación, evalúa a los participantes y mide la satisfacción de sus clientes. Además, el sistema debe funcionar en la práctica, con registros, antes de la auditoría. Lo explicamos en detalle en la guía de certificación NCh 2728.
5. Certificar con un organismo acreditado por el INN
Contrate a un organismo certificador acreditado para la NCh 2728. Él realiza la auditoría y, si el sistema cumple, emite el certificado. Verifique la acreditación antes de firmar.
6. Solicitar la inscripción en el Registro Nacional de SENCE
Con la certificación vigente y los antecedentes legales, postule al registro. SENCE revisa la solicitud y, si todo está en orden, inscribe al OTEC. Desde ahí puede comunicar cursos para franquicia.
7. Mantener el registro
La inscripción no es permanente por sí sola. Si la certificación NCh 2728 vence sin renovarse, el reglamento establece que SENCE revoca la inscripción. Por eso el OTEC debe atender sus auditorías de seguimiento y su recertificación.
Checklist antes de postular a SENCE
| Elemento | Qué revisar |
|---|---|
| Estatutos | Objeto social exclusivo de capacitación, sin otras actividades |
| Inicio de actividades | Giro de capacitación registrado en el SII |
| Oficina | Ubicada en la región de inscripción, con documento que acredite su uso |
| Certificado NCh 2728 | Vigente, emitido por organismo acreditado por el INN, con el alcance y la dirección correctos |
| Representantes | Antecedentes personales y poderes al día |
| Relatores | Currículum y respaldos de competencias ordenados |
| Documentos SENCE | Formularios del manual de registro vigente completos |
Errores frecuentes al formar un OTEC
- Estatutos con giro mixto. Es el error más repetido. Corregirlo exige una modificación social, con costo y tiempo.
- Certificar un sistema "de papel". El auditor pide evidencia de que los procesos se aplican. Un manual sin registros no basta.
- Elegir un certificador sin acreditación vigente del INN. El certificado no sirve para SENCE.
- No calzar la dirección. La oficina declarada, la del certificado y la de la postulación deben coincidir.
- Olvidar que la certificación tiene seguimiento. El primer certificado es el inicio, no el final. Si no se mantiene, se pierde el registro.
Qué pasa después de la inscripción
Con el registro vigente, el OTEC puede ofrecer cursos a empresas que usan franquicia, operar con OTIC y postular a programas públicos cuando cumpla sus bases. La gestión diaria incluye comunicar los cursos antes de ejecutarlos, controlar la asistencia de los participantes y entregar la documentación que respalda la liquidación.
Esta carga administrativa crece con el volumen de cursos. Por eso muchos OTEC ordenan desde el inicio la gestión de relatores, participantes y registros, ya sea con planillas bien definidas o con un software de gestión para OTEC. En Haciendo Negocios acompañamos tanto la creación como la certificación a través de TuOTEC.
Resumen
- Crear OTEC en Chile exige una persona jurídica con giro único de capacitación, oficina en la región y certificación NCh 2728:2015 vigente.
- La certificación la otorga un organismo acreditado por el INN, y es requisito para inscribirse en el Registro Nacional de SENCE.
- El orden recomendado es: proyecto formativo, sociedad, oficina, sistema de gestión, certificación y registro.
- El error más común es constituir la sociedad con un objeto social que no es exclusivo de capacitación.
- Si la certificación vence sin renovarse, SENCE revoca la inscripción, por lo que mantenerla es parte del negocio.